什么是員工溝通？操作指南

有效員工溝通對(duì)于組織的成功至關(guān)重要。清晰、透明和一致的溝通可以帶來(lái)高效、協(xié)作的工作環(huán)境，并使團(tuán)隊(duì)與業(yè)務(wù)目標(biāo)保持一致。事實(shí)上，它可以將業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者的工作效率提高72%，將知識(shí)工作者的工作滿意度提高56%。

人力資源部門通過(guò)制定政策、實(shí)施溝通工具以及培養(yǎng)開放和反饋的文化，在塑造和維護(hù)良好的員工溝通方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。

一、什么是員工溝通？

員工溝通是指組織與其員工之間的雙向溝通以及同事之間的互動(dòng)，包括信息、知識(shí)、反饋、思想和想法的交流。

員工通信涵蓋組織中發(fā)生的各種類型的通信，例如：

自上而下：這種類型的員工溝通涉及自上而下的信息和消息。例如，當(dāng)HR團(tuán)隊(duì)向整個(gè)組織發(fā)送電子郵件，說(shuō)明新的福利計(jì)劃時(shí)。

Middle-out（中間輸出）：這種員工溝通方式是指中層管理人員與其團(tuán)隊(duì)之間的溝通和信息交換。

自下而上：這種溝通方式放大了員工的聲音—員工與高層管理人員溝通并向高層管理人員發(fā)送反饋、建議或投訴。

熟練的員工溝通可以提高參與度和跨部門協(xié)作，幫助建立牢固的關(guān)系，并鼓勵(lì)創(chuàng)新。然而，員工溝通不暢會(huì)阻礙敬業(yè)度、士氣和生產(chǎn)力，給期望帶來(lái)不確定性，并阻止組織實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。

二、有效員工溝通的主要特點(diǎn)

溝通的七個(gè)C（清晰、簡(jiǎn)潔、具體、正確、連貫、完整和禮貌）是發(fā)展成功的員工溝通的好地方。

（領(lǐng)導(dǎo)層和）員工之間良好員工溝通的其他特征包括：

雙向交互：?jiǎn)T工溝通應(yīng)鼓勵(lì)員工分享他們的想法和反饋。

及時(shí)發(fā)送消息：在正確的時(shí)間共享信息可確保員工在需要時(shí)了解關(guān)鍵更改或更新，并提高雇主的可靠性和安全性。

可及性：可訪問(wèn)性是關(guān)鍵，尤其是對(duì)于非辦公桌工作人員（如建筑、運(yùn)輸、農(nóng)業(yè)或制造業(yè)人員）。這些員工往往缺乏定期的計(jì)算機(jī)訪問(wèn)權(quán)限，因此通過(guò)SMS進(jìn)行交流是一種理想的選擇。

包容性：溝通應(yīng)通過(guò)解決文化和語(yǔ)言差異以及有視覺(jué)、聽(tīng)力或其他障礙的人來(lái)適應(yīng)不同的團(tuán)隊(duì)。

移情：理解和考慮每個(gè)接收者（即員工）的觀點(diǎn)，可以創(chuàng)造一個(gè)讓他們感到被重視和支持的環(huán)境。

三、制定有效員工溝通策略的7個(gè)步驟

以下是你可以采取的七個(gè)步驟來(lái)幫助你制定有效的員工溝通策略，該策略不僅可以提高員工敬業(yè)度、保留率和滿意度，還可以推動(dòng)積極的業(yè)務(wù)成果：

第1步：確定你的員工溝通目標(biāo)

無(wú)論你的目標(biāo)是什么，你都需要首先確定你的目標(biāo)以指導(dǎo)和告知你的策略，示例包括推廣組織文化、提高士氣或分享重要更新（或這些的組合），明確定義你的目標(biāo)有助于確保所有溝通工作都與公司更廣泛的使命和業(yè)務(wù)優(yōu)先事項(xiàng)保持一致。

第2步：了解你的受眾

了解公司的各個(gè)員工群體至關(guān)重要。例如，遠(yuǎn)程工作者與辦公室同事有不同的需求和首選的溝通渠道，進(jìn)行員工調(diào)查或焦點(diǎn)小組可以幫助確定偏好、痛點(diǎn)以及有效接觸不同員工的最佳方式。

第3步：評(píng)估和選擇通信渠道

分析公司的員工人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，以評(píng)估其當(dāng)前通信渠道的有效性，并在必要時(shí)選擇和實(shí)施新的通信工具，考慮混合使用數(shù)字平臺(tái)（例如內(nèi)網(wǎng)）和面對(duì)面方法（例如市政廳），以確保員工以適合其角色和工作環(huán)境的方式接收消息。

第4步：制定和共享通信策略

在制定指南和協(xié)議以標(biāo)準(zhǔn)化組織交互后，與員工共享這些政策，并確保每個(gè)人都知道如何訪問(wèn)有關(guān)它們的更多信息，明確的溝通政策設(shè)定了對(duì)響應(yīng)時(shí)間、語(yǔ)氣和機(jī)密性的期望，這有助于保持整個(gè)公司的透明度和專業(yè)性。

步驟5：創(chuàng)建通信計(jì)劃和日歷

根據(jù)你的策略和目標(biāo)，你的通信計(jì)劃可以包括日歷。例如，如果你需要在合并期間讓員工了解最新情況，你可以創(chuàng)建一個(gè)涵蓋重要公告、溝通計(jì)劃和市政廳會(huì)議的時(shí)間表，結(jié)構(gòu)良好的計(jì)劃可確保一致、及時(shí)和信息豐富的消息傳遞。

第6步：培訓(xùn)管理者成為溝通領(lǐng)導(dǎo)者

管理者對(duì)于組織中成功的信息流動(dòng)至關(guān)重要，無(wú)論是從上到下（反之亦然）還是在他們自己的團(tuán)隊(duì)中。對(duì)他們進(jìn)行公司員工溝通策略、目標(biāo)和政策的培訓(xùn)非常重要，包括積極傾聽(tīng)和消息傳遞技巧在內(nèi)的培訓(xùn)可以讓他們的團(tuán)隊(duì)保持知情和參與。

第7步：測(cè)量、評(píng)估和微調(diào)

在制定策略和設(shè)定目標(biāo)時(shí)，你還應(yīng)該確定使用哪些指標(biāo)來(lái)衡量成功，要評(píng)估你的工作的有效性，請(qǐng)定期收集反饋并在必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整，員工調(diào)查結(jié)果、敬業(yè)度和內(nèi)部反饋等指標(biāo)可以突出需要改進(jìn)的領(lǐng)域。

四、改善員工溝通的工具

下表列出了可用于幫助改善組織員工溝通的各種工具，哪些工具最適合你的組織將取決于你的溝通策略和目標(biāo)以及公司中的不同員工群體。

 

以下是AI如何幫助改善工作場(chǎng)所溝通并同時(shí)減少工作量的一些示例：

自動(dòng)化通信流程，例如FAQ或經(jīng)常請(qǐng)求的文檔

建議使用更精確的語(yǔ)言以減少溝通不暢的風(fēng)險(xiǎn)

轉(zhuǎn)錄和總結(jié)會(huì)議，并為每個(gè)人提供訪問(wèn)此信息的權(quán)限，以確保整個(gè)團(tuán)隊(duì)在同一頁(yè)面上

提供情緒分析以評(píng)估信息的情感背景和語(yǔ)氣

創(chuàng)建電子郵件、內(nèi)部演示文稿和報(bào)告等內(nèi)容（基礎(chǔ)），為員工溝通提供起點(diǎn)。

五、有效員工溝通的4個(gè)真實(shí)示例

示例1：GWI

GWI是數(shù)字消費(fèi)者權(quán)益領(lǐng)域著名的消費(fèi)者研究公司，其500多名員工分布在三大洲。

它嚴(yán)重依賴Slack來(lái)支持其全球協(xié)作和團(tuán)結(jié)文化，擴(kuò)展和維護(hù)高效運(yùn)營(yíng)，并成功招募新員工。這一點(diǎn)尤其重要，因?yàn)镚WI的一部分入職是遠(yuǎn)程進(jìn)行的。

示例2：捷藍(lán)航空

捷藍(lán)航空是紐約市的家鄉(xiāng)航空公司，擁有超過(guò)25,000名員工，其中許多是非辦公室工作人員。作為其員工溝通戰(zhàn)略的一部分，該公司開發(fā)了On The Fly，這是Firstup的定制品牌智能通信平臺(tái)。

該平臺(tái)使捷藍(lán)航空能夠在正確的時(shí)間向正確的員工發(fā)送個(gè)性化通信，從關(guān)鍵更新到鼓舞人心的表彰故事。這樣，非辦公桌工作人員無(wú)論身在何處，都可以與航空公司保持連接。

示例3：Hickory's Smoke house

Hickory's Smoke house是一家適合家庭的連鎖餐廳，在英國(guó)擁有3,000名員工。由于該公司希望員工應(yīng)用程序能夠?qū)崿F(xiàn)雙向通信并將一線員工與辦公室員工聯(lián)系起來(lái)，因此它希望Workvivo為其社交內(nèi)網(wǎng)提供支持。

Intranet創(chuàng)建了一個(gè)民主化的通信平臺(tái)，允許所有員工按照自己的方式做出貢獻(xiàn)、共享、評(píng)論和互動(dòng)。自2023年10月推出以來(lái)，Hickory94%的員工已經(jīng)注冊(cè)，86%的員工每月都活躍。

示例4：HubSpot

HubSpot意識(shí)到其項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)成員正在與利益相關(guān)者溝通，并以不同方式手動(dòng)跟蹤他們的工作流。這最終為團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造了更多的工作。

因此，該公司尋求一個(gè)平臺(tái)，為利益相關(guān)者提供易于理解的信息，并滿足其創(chuàng)意合作伙伴的需求。工作管理平臺(tái)Asana使他們能夠?qū)彶�、編輯和協(xié)作處理整個(gè)組織的工作，并跟蹤設(shè)計(jì)和營(yíng)銷項(xiàng)目。

清晰、開放和包容的員工溝通使員工了解情況、參與其中并積極主動(dòng)，人力資源部門通過(guò)制定溝通策略、使用正確的工具和培養(yǎng)透明文化發(fā)揮著關(guān)鍵作用。借助正確的策略和技術(shù)，公司可以改善團(tuán)隊(duì)合作、提高生產(chǎn)力并保持每個(gè)人都保持聯(lián)系。

這反過(guò)來(lái)又會(huì)帶來(lái)更好的業(yè)務(wù)成果。不斷傾聽(tīng)員工意見(jiàn)、對(duì)管理人員進(jìn)行良好培訓(xùn)并調(diào)整方法的公司往往會(huì)獲得更高的敬業(yè)度和更強(qiáng)的績(jī)效。無(wú)論是通過(guò)即時(shí)通訊應(yīng)用程序、結(jié)構(gòu)化策略還是AI驅(qū)動(dòng)的洞察，巧妙溝通的企業(yè)不僅會(huì)過(guò)得去，還會(huì)蓬勃發(fā)展。

 

注：本文來(lái)自商業(yè)新知